”Kokoukset ovat myrkkyä. Kokoukset turruttavat. Kokoukset vievät kaiken tehokkaan työajan.”

Organisaatioissa yleisesti valitetaan, että mistään ei koskaan kerrota. Siksi järjestetään kokous. Sitten kaikki puolestaan valittavat, että kokouksia on liikaa ja ne vievät tehokkaan työajan.

Olemme noidankehässä, josta pääsee irti vain uudistamalla toimintatapoja.

Jokaisella on mielipide kokouksista. Kokouksia on helppo syyttää epäonnistumisista, mutta kokoushan on ainoastaan peili siitä, miten ihmiset yhteisen tavoitteensa äärellä tapaavat.

Olen kirjoittanut kokousten kuolemansynneistä. Olenko siis kokousvastainen? En. Aina kun ihmiset saapuvat yhteisen tavoitteen äärelle, se on siunaus, ei koskaan synti.

Entä järjestänkö itse täydellisiä kokouksia? En, mutta hyväksymällä oman keskeneräisyyteni voin oppia virheistäni ja järjestää entistä parempia palavereja. Kyse on usein tahtotilasta ja heräämisestä kokoustilanteessa: Mitä tässä oikein tapahtuukaan ja miksi? Miten toimin seuraavalla kerralla vastaavassa tilanteessa?

Epäonnistunut kokous on helppo vierittää kokousten vetäjän epäonnistumiseksi. Ja moni ei edes halua, että kokouksista tulisi parempia, sillä se tietäisi tosiasioiden tunnustamista: en itse tee asian eteen mitään ja tämän olen hyväksynyt. Kokoukset oikeuttavat passiivisen ja helpon oleskelun. Kun haukumme kokousten johtamista, niin usein meidän kysyä myös: osaammeko johtaa itseämme?

Olen itse osallistunut lukuisiin huonoihin kokouksiin antamatta niissä itsestäni juuri mitään. Iän myötä minusta tullut itsekkäämpi, ja omasta ajasta on tullut minun tärkein omaisuuteni, enkä aio käyttää sitä päivittelemällä yhdenkään kokouksen turhuutta. Kun käytän aikaani, niin haluan käyttää sen mahdollisimman mielekkäästi. Kokouksiin osallistuminen on vaatinut minulta ihmisenä kasvua. Palaverien aikana olen tietoisesti opetellut seuraavia asioita:

Läsnäolo

Jotta voisin olla paremmin läsnä, olen selkeyttänyt omaa palaveria rikastavaa rooliani: kun tulen huoneeseen, tuon sinne jotain paljon enemmän kuin siellä olisi ilman minua. Tarkistan aina asenteeni ennen huoneeseen astumista: millaista energiaa välitän.  Jos asenteessani on korjattavaa, korjaan sen! Muussa tapauksessa osallistumiseni on karhunpalvelus muita läsnäolijoita kohtaan.
Aina kun saan kutsun kokoukseen, selvitän myös oman roolini kokousten tavoitteiden saavuttamisessa. Jos minulla ei ole annettavaa, niin jään mielelläni kokouksesta kokonaan pois.

1) Pyydän saada konkreettiset tavoitteet, eli mikä on toisin kokouksen jälkeen. Tavoitteiden lisäksi haluan tietää, millä työmuodoilla ne aiotaan saavuttaa. Jos minulla on parempi ehdotus työskentelytavoista, niin ehdotan sitä.

2) Mikä on minun roolini eli mitä minulta odotetaan ja miten voin valmistautua.

Kohteliaisuus

Osallistuminen on kohteliaisuutta, mutta aina ennen kuin otan puheenvuoron, kysyn hiljaa itseltäni kaksi asiaa:
1) Miksi aion näin sanoa?
2) Miten aion asiani sanoa?

Kuuntelu

Olen harjoitellut toisten aitoa kuuntelemista ja kunnioittamista kokoustilanteissa. Joskus olen joutunut pinnistelemään, jotta pystyisin keskittymään oleelliseen. Kuvittelin aiemmin, että olin hyvä kuuntelija, kun nyökkäilin katse ja rintamasuunta puhujaan päin ja minulla oli heti napakka vastaus valmiina. Tosiasiassa mietin toisen puheenvuoron aikana, mitä voisin sanoa. Keskityin siihen, että näytän kuuntelevalta. Pelkkä kuuntelu ei takaa asian sisäistämistä, joten varmistan ymmärryksen kysymällä tarkentavia kysymyksiä.

Rohkeus

Olen uskaltautunut esittämään oman näkemykseni, vaikka tiedän tulevani tyrmätyksi.  Olen kertonut mielipiteeni myös siinä tapauksessa, että se on asia, jota ei haluta kuulla ääneen, tai sellainen,  joka tietää osallistujille lisävaivaa. Olen ottanut riskin tulla ei-pidetyksi henkilöksi. Tämä on vaatinut todellista rohkeutta!

Vastuu

Minä itse olen yhtälailla se kuuluisa "joku". Olen ottanut enemmän vastuuta. Olen ottanut vastuuta myös siitä, että vastuu jakaantuu tasaisesti. Vaikken itse olekaan puheenjohtajan roolissa, niin olen kantanut vastuun kokouksen tavoitteista.