Palautteen antamisen ja vastaanottamisen opas

Palaute + muutos = oppiminen. Näin yksinkertaista se on. Kun saat palautetta, älä selittele. Mutta miten antaa palautetta ilman, että toiselta pääsee itku?

Palaute on muutoksen ja oppimisen olennainen osa. Erityisesti kriittisen palautteen antamatta jättäminen voi estää oppimisen.

Työelämässä – kuten elämässä yleensäkin – uuden oppiminen vaatii kriittistä (korjaavaa) palautetta vanhoista ja virheellisistä toimintatavoista.

Mutta miten tehdä se niin, ettei toiselta pääse itku?

Palautekäytäntö kertoo kodin ja työyhteisön ilmapiiristä

Turvattomissa kodissa ja työyhteisöissä, joiden ilmapiiriä hallitsee pelko tai välinpitämättömyys, ei anneta palautetta.

Ajatellaan, että myönteistä palautetta ei kannata antaa, koska se on ikään kuin itseltä pois tai palautteen saaja tulee vain entistä ylpeämmäksi. Kriittistä palautettakaan ei voi antaa, koska toinen suuttuu ja itselle tulee vain riidanhaastajan leima.

Ihmistä syvästi demotivoiva tekijä on tunne ”kukaan ei välitä siitä, miten tehtäväni teen”. Jos koskaan kotona tai työyhteisössä ei saa palautetta, kannattaako tosissaan mitään yrittääkään.

Anna myönteistä ja kriittistä palautetta, mutta älä koskaan kielteistä

Myönteinen palaute kohdistuu ihmisen kykyihin, ominaisuuksiin, lahjoihin, persoonallisuuteen, luonteeseen ja onnistuneisiin tekemisiin.

Kriittinen palaute kohdistuu aistein havaittavaan käyttäytymiseen. Kielteinen palaute kohdistuu toisen persoonaan. Esimerkiksi:  ”Olet laiska.”

Kielteistä on myös kriittinen palaute, joka annetaan toisten ihmisten kuullen. Myönteisen palautteen voi antaa myös toisten kuullen.

Terve syyllisyys on keskeinen ihmisyyden tuntomerkki, koska terve syyllisyys kertoo itsetuntemuksesta ja henkilökohtaisesta vastuullisuudesta. Kriittinen palaute antaa toiselle mahdollisuuden ottaa entistä selkeämmin vastuuta omasta käyttäytymisestään.

Kriittisen eli korjaavan palautteen tavoitteena on oppiminen ja virheen korjautuminen. Jotta tämä myönteinen tavoite voisi toteutua, kannattaa korjaavan palautteen antamista harjoitella. Palutteen antaminen on nimittäin todellinen taitolaji.

Kriittistä palautetta antaessasi

  1. Esitä palaute aina henkilölle, jolle se kuuluu – ei muille. Selän takana puhuminen on henkistä pettämistä.
  2. Esitä palaute aina kahden kesken. Ihminen kestää huonosti kritiikkiä omasta toiminnastaan toisten kuullen.
  3. Älä vertaa toisen käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen. ”Kyllä sinun pitäisi kyetä hoitamaan tämä juttu paremmin. Selviäähän Maijakin tästä tehtävästä todella hienosti, vaikka on tehnyt näitä töitä vähemmän aikaa kuin sinä.”
  4. Esitä palaute heti, kun siihen tarjoutuu sopiva tilaisuus. Mitä pidempi aika virheen tekemisestä on kulunut, sitä ongelmallisempaa se on ottaa esille.
  5. Älä toista itseäsi antaessasi palautetta. Se, mikä on sanottu, on sanottu.
  6. Anna palautetta vain sellaisesta, mihin toinen voi vaikuttaa. ”Olitpa taas kuin äitisi.” Eihän hän voi äitiään muuttaa.
  7. Anna palaute vain yhdestä asiasta kerralla. ”Miten sä voit tehdä aina kaikki tehtävät noin hutiloiden ja huolimattomasti: imuroinnin, tiskaamisen, vaatteidesi siisteydestä huolehtimisen…”
  8. Älä varoita etukäteen. ”Kuulin äidiltä, miten tuhma olet ollut pikkuveljelle. Muista, kun tulen illalla kuudelta kotiin, että olet kotona. Sitten puhutaan siitä, mitä olet tehnyt pikkuveljelle.” Eipä tule lapselle ainakaan isää ikävä.
  9. Älä pyydä anteeksi oikeutettua palautetta. ”Ethän suutu, jos sanon, ethän?”
  10. Vältä ironiaa ja sarkasmia. ”Siinä se on viimeisen päälle ammattilainen.”
  11. Vältä keskustelua toisen motiiveista. ”Eihän tästä mittään tule, kun sinua ei edes homma kiinnosta.”
  12. Anna palautetta vain sellaisesta, jota voit aisteillasi havaita. Toisen tekemisestä, näkyvästä käyttäytymisestä tai sanomisista. Et näe esimerkiksi toisen motiiveja, ajatuksia ja arvoja.
  13. Vältä sanoja ”aina” ja ”ei koskaan”. Sanat eivät kerro totuutta ja siksi loukkaavat palautteen saajaa.
  14. Muista myös kiittää. Pyri ympyröimään korjaava palaute myönteisillä asioilla ja kiitoksilla: ”Olen kiitollinen sinulle, että tartuit asiaan innolla ja hoidit hyvin sen toteutuksen. Kuulin kuitenkin joiltakin työtoveriltasi, että he eivät olleet saaneet mitään palautetta sinulta. Jotta jatkossa kaikille tiimin jäsenille jäisi varauksettoman hyvä mieli, anna aktiivisesti palautetta. Muutenhan olet kokonaisuuden hoitanut todella hienosti.

Kriittistä palautetta vastaanottaessasi

  1. Osoita, että kuuntelet. Lopeta muu toiminta ja keskity vain kuuntelemaan.
  2. Katso henkilöä, joka puhuu. Jos et katso häntä, osoitat, ettet välitä hänestä ja hänen palautteestaan.
  3. Älä etsi virheitä palautteen antajasta. ”Miten hyvä luulet itse olevasi tässä?”
  4. Älä masennu. ”Itsehän valitsitte. En minä ole tähän tehtävään pyrkinyt.”
  5. Älä vääristele palautetta. ”Kuka sinä olet minua nimittelemään laiskaksi?”, kun toinen antoi palautetta siitä, että palautteen saaja on toistamiseen myöhässä yhteisesti sovituista palavereista.
  6. Pysy asiassa. Osoita olevasi kiinnostunut saamastasi palautteesta. Voit kysyä asiasta vielä jotakin lisää.
  7. Älä väitä palautetta vääräksi ja epäoikeudenmukaiseksi. ”No tuo näyttää olevan vain sinun mielipiteesi, eikä kerro mitään siitä, mistä tässä asiassa on oikeasti kyse.”

Aina, kun palautteen saaja reagoi tilanteeseen puolustellen, hän käyttää psyykkistä energiaansa itsensä suojelemiseen, eikä rakentavaan palautteen vastaanottamiseen – oppimiseen.

Haaste vaativissa kommunikaatiotilanteissa on omien aggressiivisten tunteiden hallinta ja myönteinen käsittely.

Anna tänään rehellistä palautetta työtoverillesi, alaisellesi, esimiehellesi tai perheenjäsenellesi. Katso, mitä tapahtuu. Jos tulos on myönteinen, olet onnistunut. Jos ei, pohdi mistä saattoi johtua. Tarvitsetko lisää harjoitusta?

Teuvo Toivanen

Teuvo Toivanen oli Lääketehdas Orionin Oyj:n palveluksessa markkinoinnissa 15 vuotta ja Mercuri International Oy:n seniorikonsulttina ja työnohjaajana 17 vuotta. Nyt eläkeläisenä hän on toiminut Iso Kirja -opiston johtajuuskouluttajana 11 vuotta ja pastoreiden työnohjaajana, sekä Työturvallisuuskeskuksen auktorisoimana Työhyvinvointikorttikouluttajana. Hänellä on vaimo (aviossa 40 vuotta) ja neljä aikuista tytärtä. Teuvo pitää haasteenaan ihmiseksi kasvamista, sillä ihmiseksi ei vain synnytä, vaan myös kasvetaan. ”Hedelmistään puukin tunnetaan.”

 
  • Tommy Hellsten olohuoneessa
  • Hyvejohtajuuskoulutukset
  • Osta Hyvejohtajuus-kirja hintaan 19,90€